Papierlose Zeiten im Büro
Immer mehr Unternehmen erkennen die Chancen, die eine integrierte IT-Infrastruktur bietet, sowohl was die Prozesse im eigenen Unternehmen angeht, als auch im Kontakt mit Kunden und Lieferanten. Eine bereits seit Jahren etablierte Möglichkeit des Datenaustausches besteht in der Nutzung von EDI, dem electronic data interchange, übersetzt als DFÜ, Datenfernübertragung oder auch direkter als elektronischer Datenaustausch. EDI wurde insbesondere durch die Bemühungen der europäischen Automobilindustrie verbreitet und zu einem verbreiteten Standard. Bei EDI werden Nachrichten festgelegter Inhalte in einem definierten Protokoll übertragen und elektronisch aufbereitet, beispielsweise zur direkten Einsteuerung in einem ERP-System. Die Vorteile liegen in der schnellen, elektronischen Übertragung, der geringeren Fehlerträchtigkeit durch reduzierte Einflussnahme des Menschen und den damit einhergehenden Prozessverbesserungen und Kostensenkungen. Doch nicht nur bei der Übermittlung von Lieferungsdaten oder Bestellungen kann EDI genutzt werden, auch in der so genannten eRechnung kommen die Protokolle und das Prinzip zum Einsatz, allerdings muss hier den gesteigerten Anforderungen an die Datensicherheit und Datenkonsistenz Rechnung getragen werden. Aus diesem Grund muss ein Versender einer eRechnung sich eine Qualifizierte digitale Signatur ausstellen lassen, die es gemäß den rechtlichen Bestimmungen nur bei einem Zertifizierungsdienst, der seine freiwillige Akkreditierung bei der Bundesnetzagentur angezeigt hat, erhältlich ist, im Moment sind dieses ca. 10 Anbieter in Deutschland. Ist einmal ein solcher Dienst gefunden, mit dem eine Zusammenarbeit erfolgt, so besteht dann die Möglichkeit, die Ausgangsrechnungen nicht mehr in Papierform zu übermitteln, sondern in digitaler Form zu transferieren und hierdurch im administrativen Bereich, insbesondere also in der Finanzbuchhaltung, Kostenvorteile zu erreichen und die Bearbeitungszeiten zu verkürzen. Eine e-Rechnung ohne entsprechende Signatur wäre technisch ebenfalls möglich, jedoch ist dann der Rechungsempfänger nicht berechtigt, die Vorsteuer abzuziehen, so dass dieses statt Akzeptanz Widerstand beim Empfänger bedingen würde. Ferner sieht der Gesetzgeber Vorgaben zur Archivierung vor, die ebenfalls eingehalten werden müssen, um den Vorsteuerabzug geltend machen zu können.
Autor ist Andreas MettlerTags: Digitale Signatur, E-Rechnung